Perkara Yang Menghalang Produktiviti dan Kecekapan

Produktiviti dan Kecekapan merupakan salah satu element yang amat penting dalam sesuatu organasasi. Kejayaan dan Kelancaran perjalanan organisasi itu bergantung kepada ciri-ciri yang akan membawa kepada pencapaian produktiviti dan kecekapan yang tinggi. Ingin saya utarakan beberapa kelemahan yang boleh membawa kepada jatuhnya produktiviti dan kecekapan. Di antara faktor-faktor yang berkaitan adalah :-

• Menangguh-nangguhkan kerja. Sikap pekerja yang suka menangguhkan kerja yang sepatutnya disiapkan pada sesuatu masa akan mengakibatkan perlanjutan masa kerja itu siap. Jika ianya berterusan setiap hari maka akan berlaku pula lambakan kerja yang belum siap.
• Melakukan berbagai tugas dalam satu masa. Apabila seseorang pekerja itu terpaksa melakukan berbagai tugas yang perlu disiapkan dalam satu masa, sudah tentulah hasil kerjanya akan bermutu rendah. Tiada fokus khusus bagi melaksanakan tugas-tugas tersebut. Sikap asalkan siap sudahlah akan diamalkan. Kualiti kerja diabaikan.
• Pembaziran masa dan gangguan. Kerap berlaku di mana masa yang sepatutnya digunakan untuk menyiapkan kerja telah disalahgunakan untuk perkara-perkara yang tidak berkaitan dengan tugas utama. Pembaziran masa kerap berlaku apabila terdapat gangguan daripada sama ada rakan setugas, ahli keluarga ataupun pihak pengurusan.
• Terlalu teliti dan memberatkan ketepatan. Apabila seseorang petugas itu membuat kerjanya dan sikap yang terlalu teliti dalam setiap peringkat kerja serta terlalu memberatkan ketepatan hasil kerja akan mengakibatkan kelambatan menyiapkan tugas dan menambah kesan stress ke atas diri. Ketelitian dan ketepatan adalah penting, tetapi janganlah sampai tiada langsung ruang sedikit kelonggoran. Kelonggaran itu tidak seharusnya menjejaskan kualiti hasil.
• Tidak menggagihkan kerja. Perkara ini kerap berlaku di kalangan pihak pengurusan pertengahan. Kerja-kerja kecil dan mudah sepatutnya boleh diturunkan kepada pekerja lain asalkan ia tidak akan menjejaskan kualiti hasil kerja. Terlalu berpegang kepada tugas sehinggakan perkara-perkara remeh pun nak dibuat sendiri akan mengakibatkan kecelaruan semasa melakukan tugas.
• Terbeban dengan maklumat atau pilihan. Maklumat dan pilihan yang diberi untuk melaksakan sesuatu tugas itu terlalu rigid atau ketat sehinggakan tiada langsung ruang untuk pengubahsuaian. Melaksanakan tugas dalam keadaan tertekan tidak akan memberi hasil kerja yang cemerlang dan sudah tentu ia akan mengakibatkan mutu produktivi menjada rendah.
• Kerap mengubah keputusan. Keputusan yang telah dibuat sebelum melaksanakan sesuatu tugas itu tidak sepatutnya diubah terlalu kerap. Sedikit perubahan tidak akan menjejaskan pelaksanaan tugas secara baik. Tetapi jika keputusan kerap diubah pada setiap peringkat kerja, sudah tentulah apa yang telah ditetapkan di dalam minda akan terganggu fokusnya.
• Menunggu masa yang sesuai. Masa untuk melaksanakan tugas sepatutnya telah ditentukan terlebih awal lagi. Jika berlaku pengangguhan masa hanya kerana hendak menunggu masa yang sesuai untuk melaksanakan tugas tersebut sudah tentu ia akan mengakibatkan kegagalan dalam melaksanakan tugas itu seawal mungkin tanpa menggadaikan kualiti hasil.
• Terlalu banyak masa untuk merancang. Perangcangan untuk melaksanakan sesuatu tugas itu perlu dibuat secara pantas dan kemas. Jika masa untuk membuat perancangan itu terlalu lama atau panjang ia akan mengakibat pembaziran. Akhirnya ia juga mungkin akan mengakibatkan kegagalan untuk melaksanakan tugas tersebut.

Demikianlah beberapa punca penghalang kepada produktiviti dan kecekapan yang kerap berlaku di sesuatu organisasi. Harap ianya dapat digunakan sebagai panduan untuk mengatasi masalah penghalang-penghalang tersebut. In Sya Allah.

Yang Tak Sepatutnya Berlaku Di Pejabat

 Sebagai sambungan kepada tulisan saya pada minggu lalu mengenai TABIAT, kini saya nak nyatakan pula perkara-perkara yang tak sepatutnya berlaku ditempat kerja. Cuba kita lihat dan hayati perkara-perkara yang tak sepatutnya berlaku itu.

• Suka mengadu ; Tak habis-habis dengan mengadu. Itu mengadu. Ini mengadu. Serba tak kena semuanya. Agaknya jika tak mengadu dalam sehari demam kot. Apakah tujuan dan matlamat kita mengadu? Nak apa sebenarnya? Tak boleh tengok orang lain senang ke atau tak boleh diberi tugasan yang lebih daripada biasa.
• Membawang/Gosip : Ni lagi satu tabiat buruk yang biasa kita lihat di kebanyakan tempat kerja. Pasti ada sekumpulan manusia yang akan berkumpul dan mulalah siaran bertita semasa yang entah ia entah tidak. Siap dengan gaya tangan, badan dan memik muka lagi. Yang mendengar pula ternganga asyik. Tak pasal-pasal akhirat nanti terpaksa merangkak mencari orang yang diumpat untuk mohon ampun.
• Menetang perubahan : Apabila ada aje perubahan peraturan kerja maka mulalah tarik muka masam tak setuju dan membantah. Berbagai alasan diberi kerana tak nak ikut arahan baru. Dah lah tu mula menghasut orang lain supaya sama-sama membuat bantahan. Ada pula tu yang ikut. Bila ditanya mengapa ikut, terkebil-kebil tak tahu apa nak jawab. Ini yang dikatakan ikut membabi buta. Bila pihak atasan ambil tindakan mulalah episod tunding menunding jari ke arah orang lain. Takut pula nak bertanggungjawab atas bantahan dia.
• Mulut kotor dan berbohong : Ini yang paling parah. Ada pula yang tak tahu berbahasa. Setiap kali berkata, bahasa yang digunakan adalah tidak sopan dan tak beradab. Cakap jarang sekali perkara yang benar. Ada aje di selitnya serba sedikit pembohongan.
• Mengambil kesempatan : Ini lagi satu perangai. Pantang nampak ada peluang terus masuk jarum untuk mendapat kepentingan untuk diri sendiri. Jika diberi tugas tertentu kita akan cari peluang untuk mendapat sesuatu. Mengguna peralatan pejabat dan kemudahan pejabat untuk kepentingan peribadi memang banyak berlaku. Ramai yang tak sedar bahawa mereka telah mengambil kesempatan.
• Menikam belakang : Ketika bersemuka, baik segala kelakunya. Sebaliknya di belakang kita berbagai hasutan dan fitnah dilemparkan kepada kita. Adakalanya kita dijadikan mangsa menanggung kesalahan yang dibuat.
• Ketepatan masa : Ketepatan masa adalah masalah utama hampir di semua pejabat. Masa hadir jarang yang lambat sebab dah ada sistem elektronik pendaftaran hadir kerja. Masalah yang kerapa berlaku adalah setelah dah daftar masuk kerja terus hilang kononya nak sarapan dulu. Sedangkan waktu mula bekerja adalah jam 8 pagi/9 pagi. Dah lah hilang untuk sarapan, balik ke pejabat untuk mula bertugas pula lambat. Banyak masa telah dibazirkan bersembang dan bersantai di cafe/warung.Yang pelik tu masa balik pula tak pernah lambat. Sentiasa tepat pada masanya.
• Berjualan : Ramai juga dikalangan kakitangan wanita di kebanyakan pejabat yang berjualan di pejabat, Berkumpulah beberapa orang dimeja si polan yang mula menunjukkan katalog jualannya. Kerja yang sepatutnya disiapkan ditinggalkan. Penyalahgunaan masa pejabat seperti ini memang kerap berlaku.
• Menyemak dan Bersepah : Terdapat juga beberapa orang pekerja pejabat yang sentiasa meninggalkan meja tempat kerja mereka bersepah dan semak. Kertas, fail, alatulis dan buku dibiarkan bersepah di atas meja. Langsung tiada rasa malu. Serabut mata memandangnya. Tak tahulah bagaimana agaknya keadaan di rumah. Entah lah.

In Sya Allah pada catatan yang akan datang saya akan kemukakan beberapa lagi perkara yang berkaitan dengan tabiat kita.

Tabiat - Buruk dan Baik

 Kita sebagai manusia mempunyai tabiat sama ada yang baik ataupun yang buruk. Bagaimanakah kita dapat menguruskan tabiat kita dengan baik. Perubahan perlu dilaksanakan untuk membina satu-satu tabiat yang baik. Sebelum itu kita juga perlu berusaha untuk membuang tabiat yang buruk. Perubahan itu memerlukan satu daya usaha yang bersungguh-sungguh kerana bukannya mudah untuk membuang atau menukar sesuatu tabiat yang sudah sebati dengan kita. Jika anda yakin anda boleh berubah dan anda menjadikan ia sebagai satu usaha yang bersungguh-sungguh, perubahan itu akan berlaku.

Membina satu tabiat yang baru amatlah sukar tetapi jika anda berjaya ianya amat berbaloi. Untuk membina satu tabiat baru yang baik anda perlu kenalpasti apakah motivasi anda. Anda juga perlu mewujudkan satu isyarat bahawa anda akan bergerak ke arah sesuatu yang baru. Anda perlu mengikuti perkembangan dan kemajuan perjalanan anda ke arah pembentukan satu tabiat yang baru. membuang satu tabiat yang lama dan buruk memerlukan satu daya usaha yang amat gigih. Ia bukanlah satu tugas yang mudah. Langkah-langkah tertentu perlu diambil untuk menukarkan dan menggantikan yang lama kepada yang baru. Tabiat lama sudah sebati dengan diri anda. Ketidakselesaan akan berlaku apabila ianya diganggu apatah lagi cuba dibuang terus dari diri anda. Ketagihan merokok atau minum kopi adalah satu contoh yang amat mudah. Berkata kepada diri kita bahawa kita akan berhenti merokok atau minum kopi amat mudah. Ye ke? Apabila tiba masa di mana pada kebiasaannya kita merokok atau minum kopi mampukah kita berkata bahawa kita nak minum air kosong. Perasaan ketagihan itu mula membuak sehinggakan kerap kali kita akan kalah dan mula merokok dan minum kopi kembali. Cuba anda senaraikan segala tabiat buruk anda dalam sehelai kertas. Tampalkan ia ke sebuah papan kenyataan di rumah anda. Letakkan matlamat untuk membuangnya dalam satu jangkamasa yang telah ditetapkan. Perhatikan perkembngan dan kemajuan anda dalam usaha anda itu. Setakat manakah kejayaan anda.

Langkah-langkah yang perlu anda lakukan adalah sebagaimana berikut:

• Kenalpasti tabiat yang ingin dibina atau dibuang.
• Tetapkan dan tentukan matlamat yang hendak dicapai.
• Pertimbangankan motivasi yang ingin anda wujudkan. Ia merupakan penentu kejayaan atau kegagalan matlamat membina tabiat baru anda.
• Senaraikan apakah faedah yang akan anda perolehi daripada tabiat baru ini dan bagaimana tabiat ini boleh mengubah gaya hidup anda.
• Mulakan usaha anda itu secara sekala kecil dan berperingkat-peringkat agar anda akan dapat menjayakannya.
• Kegairahan untuk berubah akan menjadi satu tekanan terhadap anda.
• Kesabaran amat penting kerana proses pembinaan tabiat baru memakan masa yang agak lama dan panjang.
• Wujudkan satu isyarat yang akan mengingatkan anda melakukan tabiat yang baru yang telah anda tetapkan.
• Jadikan keadaan dan situasi harian sebagai aktiviti sokongan.
• Ubahkan keadaan persekitaran kita kerana ia akan memudahkan kita untuk melaksanakan perubahan. Kenalpasti faktor-faktor penghalang dalam usaha kita untuk berubah.
• Dapatkan sokongan orang lain yang rapat dengan kita sebagai pembantu yang akan memastikan usaha kita itu akan berjaya.

"The Golden Rule of Habit Change : You can't extinguish a bad habit but you can change it" dengan ertikata lain , anda tak mampu untuk menghapuskan sesuatu tabiat buruk, tapi anda boleh mengubahkannya menjadi sesuatu yang baik.

Bahan rujukan: How To Manage Your Habit, Mej(B) Mohammad Qayyum.